La Politique d’admissibilité des organismes au soutien municipal de la Ville de Joliette s’inscrit dans sa mission en matière de culture, de sport, de loisir et de développement social. Soucieuse du bien-être et de la qualité de vie de ses citoyens, la Ville de Joliette reconnaît l’importante contribution des organismes à but non lucratif offrant des services à la population joliettaine.
Alors que la reconnaissance des organismes peut être perçue comme une caution morale ou légale de la part de la municipalité, il s’agit, dans les faits, d’une reconnaissance de l’admissibilité aux services de soutien offerts par la Ville sur la base de ses compétences, des domaines d’intervention et de la disponibilité des ressources.
Cette reconnaissance d’admissibilité d’un organisme permet à la Ville de Joliette d’officialiser sa relation avec celui-ci. Il propose des cadres de référence permettant d’harmoniser, sur des bases équitables, les relations entre la Ville et les organismes du milieu. Basée sur la réciprocité, cette relation permet un échange entre l’organisme qui offre des services aux citoyens, et la Ville de Joliette, qui peut lui offrir un soutien pour le faire.
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Politique d'admissibilité
Une politique, deux cadres
Cette Politique permet d’harmoniser et d’assurer des collaborations équitables entre la Ville et les organismes engagés dans la communauté et la qualité de vie de Joliettaines et de Joliettains. Cette relation, basée sur la réciprocité, permet un échange entre les services offerts aux citoyens par l’organisme et la Ville qui lui offre un soutien pour le faire.
Faire une demande d’admissibilité
La Ville de Joliette entend simplifier le travail administratif de ses organismes, tout en conservant l’idéal d’assurer un processus d’accréditation rigoureux.
1. Demande d’admissibilité
Avant même de compléter les démarches d’admissibilité, l’organisme est invité à s’assurer qu’il répond aux critères déterminés dans la présente Politique.
Remplir le formulaire de demande d’admissibilité et s’assurer de réunir les documents requis pour les transmettre au service des Loisirs et de la culture :
- Une copie des actes constitutifs (lettres patentes);
- Une copie des règlements généraux;
- La liste des administrateurs et leurs coordonnées;
- Une preuve d’assurance responsabilité civile de 2 000 000 $ au nom de l’organisme;
- Le procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle;
- Une copie des états financiers vérifiés de la dernière année;
- Une résolution du conseil d’administration attestant que l’organisme souhaite déposer une demande d’admissibilité, que l’organisme s’engage à respecter les obligations liées au statut d’organisme admis, ainsi que le nom, la fonction et les coordonnées de la personne mandatée pour mener cette démarche (voir modèle en annexe 1).
Pour les organismes relevant d’une fédération ou d’une association régionale encadrant sa discipline, une preuve d’affiliation certifiant que l’organisme est membre.
Pour toute question durant les démarches d’admissibilité, l’organisme peut joindre le service des Loisirs et de la culture de la Ville de Joliette au loisirs@ville.joliette.ca ou via le 450 753-8000, poste 4102.
2. Examen de la demande
Selon le contexte, un organisme peut être invité à préciser certains éléments. Que la demande soit affirmative ou négative, la Ville envoie une réponse par courriel dans un délai de quatre (4) semaines, excluant la période de vacances estivales et celle du temps des Fêtes, où le délai pourrait être décalé.
À la suite d’une réponse négative, un organisme peut demander une réévaluation de son dossier. Dans un tel cas, le dossier sera transmis aux membres du conseil municipal et une réponse écrite sera transmise à l’organisme.
3. Rencontre collaborative
À la suite de l’obtention du statut d’organisme admissible, une ressource professionnelle municipale sera nommée à titre de répondante pour la Ville. Cette dernière communiquera avec l’organisme pour partager des informations pertinentes et établir un premier contact.
Durée de l’admission
Tant et aussi longtemps que l’organisme satisfait aux critères de cette politique, qu’il poursuit sa mission et qu’il remplit ses obligations, l’admission de l’organisme est automatiquement reconduite année après année.
La liste des organismes admis est déposée en février de chaque année aux membres du conseil municipal, à titre informatif.
Obligations des organismes
Tous les organismes admis ont les obligations suivantes, sous peine de perdre leur statut :
- Informer la Ville de Joliette de tout changement relatif à la composition du conseil d’administration, à l’adresse du siège social, aux amendements des règlements généraux ou au contenu de sa charte ou de ses lettres patentes;
- Sur demande de la Ville, transmettre une copie de sa police d’assurance, de ses états financiers vérifiés et de son dernier rapport d’activité annuel;
- Avoir et maintenir en vigueur une politique de vérification des antécédents judiciaires des employés et des bénévoles qui oeuvrent auprès des clientèles vulnérables;
- Se procurer les permis nécessaires à la tenue des activités et respecter les politiques, les procédures et les règlements municipaux, provinciaux et fédéraux régissant les activités.
Cadre de soutien municipal aux organismes
Soutien professionnel et administratif
La Ville de Joliette met à la disposition des organismes admis au soutien municipal plusieurs services pour assurer l’atteinte de leurs objectifs. Le soutien professionnel et administratif se déploie ainsi :
- Service de numérisation et de
- Déchiquetage;
- Service de case postale;
- Service de ressource-conseil;
- Service d’animation de rencontres;
- Programme d’assurance;
- Soutien aux inscriptions;
- Reconnaissance des bénévoles;
- Programme de formation.
Service de numérisation et de déchiquetage
La Ville de Joliette offre un service de numérisation et de déchiquetage à tous les organismes admis au soutien municipal. Toute demande pour ce type de service doit être adressée au représentant du service des Loisirs et de la culture, attitré à l’organisme, dans un délai de deux (2) jours ouvrables.
Service de case postale
Il est possible, pour un organisme, d’obtenir une case postale au service des Loisirs et de la culture. De ce fait, l’organisme peut avoir une adresse permanente à Joliette. Ce service est cependant offert uniquement aux organismes qui ne possèdent pas de local leur étant dédié.
Service de ressource-conseil
Le représentant du service des Loisirs et de la culture, attitré à l’organisme, agit comme intermédiaire entre l’organisme et la Ville. Il est, entre autres, responsable de transmettre à l’organisme toutes les informations dont il a besoin pour faciliter l’atteinte de sa mission. Il agit également comme intermédiaire auprès des autres services municipaux, afin qu’il obtienne des informations ou des services. Sur demande, il peut également accompagner l’organisme qui souhaite améliorer la structure de certains aspects de l’organisme.
Service d’animation de rencontres
Sur demande de l’organisme, le représentant du service des Loisirs et de la culture, attitré à l’organisme, peut animer des rencontres importantes de l’organisme (Assemblée générale annuelle-AGA, lac-à-l’épaule, etc.). Toute demande pour ce type de service doit être adressée à son représentant dans un délai minimal d’un (1) mois.
Programme d’assurance
La Ville de Joliette est inscrite au programme Assurance de dommages pour les organismes sans but lucratif (OSBL) de l’Union des municipalités du Québec (UMQ). Les organismes reconnus par la municipalité peuvent bénéficier de ce programme. Les protections disponibles, aux frais des organismes, sont, entre autres, les suivantes :
- Assurance de biens;
- Assurance responsabilité civile;
- Assurance administrateurs et dirigeants;
- Assurance accident des administrateurs non rémunérés et des bénévoles avec prestation d’invalidité et frais médicaux.
Soutien aux inscriptions
La Ville de Joliette peut coordonner des sessions d’inscriptions pour les organismes admis au soutien municipal, à différents moments dans l’année. Pour participer aux séances d’inscriptions, l’organisme intéressé n’a qu’à joindre la personne-ressource du service des Loisirs et de la culture qui lui est attitrée, au moins deux (2) mois avant la période d’inscriptions.
Reconnaissance des bénévoles
La Ville coordonne un événement bisannuel de reconnaissance de l’action bénévole où elle souligne les actions s’étant démarquées en cours d’année, des bénévoles oeuvrant au sein des organismes admis.
Programme de formation
Sur demande des organismes, le service des Loisirs et de la culture peut offrir des formations aux membres des organismes admis. Ces formations peuvent traiter de sujets divers, utiles aux organisations et aux bénévoles. Plusieurs offres de formation parviennent également aux membres du service des Loisirs et de la culture, et le représentant du service s’assure d’envoyer les informations aux organismes admis par la Ville.
Soutien logistique et matériel
La Ville de Joliette met à disposition des organismes admissibles au soutien municipal diverses ressources pour faciliter la réalisation de leurs activités. Le soutien logistique et matériel se déploie ainsi :
- Prêt de salles;
- Prêt d’équipement;
- Livraison d’équipement;
- Installation et montage de l’équipement.
La Ville de Joliette simplifie le soutien aux organismes locaux avec une politique et une procédure uniformes pour la location des espaces et équipements municipaux.
Remplissez votre formulaire et retournez-le à l’adresse suivante : loisirs@ville.joliette.qc.ca
Réserver une salle
Formulaire de réservation de salle
Formulaire de réservation pour événement
Liste des équipements disponibles sur demande
Formulaires complémentaires
Demande de permis pour tournage
Demande d'autorisation pour circuler dans la rue
Prêt de salles municipales
Selon le statut d’admissibilité de l’organisme et les disponibilités des locaux, la Ville de Joliette peut lui accorder un prêt de locaux et de plateaux sportifs pour la tenue d’activités rattachées à sa mission : rencontres, formations, remises de prix, soirées de reconnaissance des bénévoles, sessions d’activités sportives ou d’entraînements et diverses activités ponctuelles. Ceci exclut toute activité avec frais d’entrée. Pour connaître le répertoire des salles, communiquez avec le service des Loisirs et de la culture au 450 753-8000, poste 4102.
Local dédié et espace d’entreposage
Selon la disponibilité des lieux il est possible, pour les organismes, de bénéficier d’un espace d’entreposage et d’un local qui leur sont dédiés. Dans ces circonstances, un protocole d’entente est signé entre l’organisme et la Ville. Ce protocole spécifie les obligations respectives des deux parties et le coût associé à une telle location.
Utilisation de l’espace public – Parcs et espaces verts
Selon la nature des événements et la disponibilité des lieux, les organismes admis peuvent recourir à l’espace public, notamment les parcs et les espaces verts de la Ville, pour la réalisation d’activités spéciales. À cet égard, l’événement doit être accessible à tous, sans entraver l’accès au public, et il est essentiel que le représentant du service des Loisirs et de la culture en soit préalablement informé.
Prêt d’équipement
La Ville de Joliette met à la disposition des organismes admis de l’équipement dont elle dispose pour la tenue d’activités et d’événements en lien avec la mission de l’organisme : tables, chaises, tentes, praticables, clôtures de sécurité, etc., le tout, conditionnellement à la disponibilité des ressources. Pour toute demande de matériel, l’organisme doit remplir le formulaire de demande d’événement et l’acheminer au représentant du service des Loisirs et de la culture.
Livraison d’équipement
Si l’événement se déroule sur le territoire de la Ville de Joliette et que les ressources sont disponibles, il est possible, pour les organismes, de faire livrer l’équipement sur le lieu de l’activité. Le tout est coordonné lors du dépôt de la demande de prêt d’équipement.
Installation et montage de l’équipement
En fonction de la nature des événements des organismes, la Ville de Joliette peut coordonner la mise en place de l’équipement réservé. Le tout est organisé lors du dépôt de la demande de prêt d’équipement.
Soutien aux communications et à la promotion
La Ville de Joliette met à la disposition des organismes admis au soutien municipal plusieurs outils, afin de promouvoir leur offre de service. Le soutien aux communications et à la promotion se déploie ainsi :
- Panneaux numériques;
- Revue Tout Joliette;
- Infolettre Tout Joliette;
- Site Web.
La gestion des demandes de communication et de promotion est confiée à la discrétion du service des Communications, des affaires publiques et des relations avec les citoyens, selon son calendrier de publications et les politiques en vigueur.
Cadre de soutien financier disponible
Programme de soutien aux initiatives du milieu
En complémentarité du soutien offert par les autres paliers gouvernementaux, la Ville de Joliette souhaite favoriser et encourager la réalisation d’initiatives communautaires sur son territoire. Les projets ou actions soutenus doivent répondre à des besoins spécifiques dans la population.
Projets admissibles
Les initiatives admissibles doivent répondre à un ou plusieurs des thèmes suivants :
- Engagement citoyen;
- Inclusion sociale;
- Sécurité et bien-être;
- Lutte à la pauvreté.
Conditions spécifiques
- Le projet doit être réalisé sur le territoire de Joliette et répondre à un besoin;
- L’initiative est en lien avec la mission de l’organisme ou des organismes impliqués;
- Ce financement ne peut pas servir à une levée de fonds;
- Le programme ne soutient pas le fonctionnement régulier de l’organisme.
Modalités du soutien financier municipal
Le soutien municipal peut couvrir jusqu’à 70 % des dépenses associées au projet, pour un maximum de 5 000 $ par année.
Dépôt de la demande
Le conseil municipal procède à deux vagues d’analyse des demandes reçues avant le dernier vendredi de mars et avant le dernier vendredi de mai. La vague du mois de mai sera confirmée sur disponibilité des sommes restantes dans le fonds réservé annuellement. Les réponses sont formulées aux organismes dans un délai de huit (8) semaines suivant la date limite de dépôt.
Critères d’analyse
- Le projet est en lien avec la mission de l’organisme et il répond à un besoin;
- La concertation est effectuée avec les ressources du milieu;
- Les retombées dans le milieu – L’offre de service touche directement la population;
- La pérennité du projet de façon autonome;
- La diversité des sources de financement;
- La concordance avec les différentes politiques de la Ville de Joliette;
- Le projet est original ou novateur quant à ses objectifs et/ou à sa forme;
- Les promoteurs démontrent leur capacité à financer le reste du projet.
Pour compléter une demande dans le cadre du Programme de soutien aux initiatives du milieu, il suffit de remplir le formulaire suivant et de joindre les documents exigés.
Programme de soutien pour les années de fondation
La Ville de Joliette souhaite souligner l’anniversaire de création d’un organisme et l’engagement des bénévoles qui y œuvrent, et ce, à partir de son 10e anniversaire, et ensuite, pour chaque tranche additionnelle de 10 ans.
Conditions spécifiques
- Le programme vise à remercier les ressources et bénévoles impliqués;
- L’événement ou l’activité anniversaire doit être accessible à toutes les personnes impliquées dans la mission de l’organisme;
- L’organisme doit mentionner la Ville de Joliette comme partenaire lors de l’événement ou l’activité.
Modalités du soutien financier municipal
La subvention municipale consiste en une aide financière sous forme de commandite débutant à 250 $, jusqu’à concurrence de 500 $.
- 250 $ pour un 10e anniversaire
- 500 $ pour 20 ans et plus, par tranche de 10 ans
Dépôt de la demande
Le conseil municipal procède à deux vagues d’analyse des demandes reçues avant le dernier vendredi de mars et avant le dernier vendredi de mai. La vague du mois de mai sera confirmée sur disponibilité des sommes restantes dans le fonds réservé annuellement. Les réponses sont formulées aux organismes dans un délai de huit (8) semaines suivant la date limite de dépôt.
Critère d’analyse
Le respect des conditions spécifiques.
Pour compléter une demande dans le cadre du Programme de soutien aux initiatives du milieu, il suffit de remplir le formulaire disponible suivant et de joindre les documents exigés.
Programme de soutien à l’acquisition ou à l’entretien d’équipement culturel, sportif, communautaire ou de loisir
La Ville de Joliette souhaite contribuer à l’acquisition, à la réparation ou au remplacement d’équipement spécialisé dans les domaines culturels, sportifs, communautaires ou de loisir.
Pour bénéficier de ce programme, les organismes se doivent d’être admis selon la Politique d’admissibilité des organismes au soutien municipal. Les organismes bénéficiant d’une aide financière annuelle au fonctionnement (hors cadre) ne sont pas admissibles à ce programme.
Projets admissibles
Les projets admissibles visent l’achat d’équipement utilisé de manière régulière au cours de l’année et qui est essentiel à la pratique des usagers ou à la mission de l’organisme.
Dépenses admissibles
L’achat dudit équipement, la formation requise pour les ressources qui auront à l’utiliser, le transport et les dépenses reliées à la réparation ou à l’entretien.
Dépenses non admissibles
L’équipement à usage unique ou individuel n’est pas admissible. L’équipement personnalisé et autres articles promotionnels ne sont également pas admissibles.
Conditions spécifiques
- L’organisme doit déposer plus d’une soumission ou démontrer l’impossibilité d’en obtenir plusieurs;
- L’équipement est accessible sur le territoire de la Ville de Joliette et disponible à tous les usagers de l’organisme;
- L’organisme démontre une saine gestion financière et la nécessité de bénéficier du soutien de la Ville de Joliette pour acquérir ou réparer ledit équipement.
Modalités du soutien financier municipal
Le financement octroyé dans le cadre du Programme de soutien à l’acquisition, à la réparation ou au remplacement d’équipement spécialisé ne peut être obtenu qu’une seule fois par année civile.
Le soutien municipal peut couvrir jusqu’à 30 % des dépenses associées au projet, pour un maximum de 2 500 $ par année.
Dépôt de la demande
Le conseil municipal procède à deux vagues d’analyse des demandes reçues avant le dernier vendredi de mars et avant le dernier vendredi de mai. La vague du mois de mai sera confirmée sur disponibilité des sommes restantes dans le fonds réservé annuellement. Les réponses sont formulées aux organismes dans un délai de huit (8) semaines suivant la date limite de dépôt.
Critères d’analyse
- L’admissibilité des dépenses;
- Le respect des conditions spécifiques;
- La nécessité ou la valeur ajoutée de l’achat quant à la mission de l’organisme et aux besoins auxquels il répond.
Pour compléter une demande dans le cadre du Programme de soutien aux initiatives du milieu, il suffit de remplir le formulaire suivant et de joindre les documents exigés.
Programme Fêtes O’Parc
Le dépôt de projets est terminé. Merci!
La Ville de Joliette veut soutenir les acteurs du milieu dans l’organisation et la réalisation de fêtes de quartier à caractère familial. Ce programme implique le versement d’une subvention octroyée pour la réalisation d’une fête, mais il comprend aussi un soutien d’ordre technique et matériel (en vertu de notre Cadre de soutien municipal).
Projets admissibles
- Le projet doit être présenté et coordonné par un organisme à but non lucratif de Joliette;
- Le projet doit avoir lieu dans un parc de Joliette;
- L’activité doit être familiale et destinée aux citoyens de Joliette, sans frais de participation et être facilement accessible.
Dépenses admissibles
- L’animation, les locations diverses requises pour l’événement (locaux, structures, jeux gonflables, toilettes chimiques), un supplément d’assurance lié au projet, la nourriture, la publicité et la promotion;
- Les dépenses non admissibles sont les suivantes : des infrastructures, l’achat ou la restauration d’équipement, des salaires d’employés de l’organisme, des concours, des prix pour tirage, des cadeaux pour les participants, la programmation régulière de l’organisme, les tournois, les collectes de fonds, les frais d’opération ou les déficits passés/futurs du demandeur.
Conditions spécifiques
- Le projet devra se dérouler en cours d’année;
- Une thématique peut être attribuée au projet (fête culturelle, fête sportive, repas collectif, etc.);
- Le demandeur doit utiliser le visuel officiel des Fêtes O’Parc dans ses communications, ainsi que le logo de la Ville de Joliette et faire approuver par la Ville, tout matériel qu’il produit;
- L’organisme doit déposer un bilan de son événement, incluant un sommaire des dépenses.
Modalités du soutien financier municipal
La subvention municipale se veut une aide financière de 2 000 $, versée à la signature du protocole d’entente. Une seule fête par organisme, par année, ne peut être subventionnée par ledit programme.
Dépôt de la demande
Les demandes doivent être reçues avant le premier vendredi de février, pour la réalisation d’une fête dans la même année. Les réponses sont formulées aux organismes dans un délai de huit (8) semaines suivant la date limite de dépôt.
Critères d’analyse
- L’admissibilité des dépenses;
- Le respect des conditions spécifiques;
- La capacité de gestion événementielle démontrée par l’organisme promoteur;
- L’engagement communautaire dans le projet;
- L’originalité et la diversité de la programmation;
- La variation des lieux et des dates sera considérée dans le choix des projets.
Pour compléter une demande dans le cadre du Programme Fêtes O’Parc, il suffit de remplir le formulaire suivant et de joindre les documents exigés.
Commandites
Objectif
La Ville de Joliette a mis en place une procédure unique de gestion des demandes de commandites, de manière à favoriser un traitement équitable et uniforme de ces dernières.
Conditions spécifiques
- L’organisme doit être situé sur le territoire de Joliette ou être un organisme de l’extérieur dont les citoyens, commerces ou industries de Joliette retirent des bénéfices directs;
- Il doit s’agir d’un OBNL dûment constitué;
- Les demandes seront analysées en fonction de la visibilité retirée par la Ville de Joliette, la portée du projet ou de l’événement et le rayonnement potentiel.
Important : Les demandes de commandites de plus de 250 $ seront analysées par le conseil municipal.
Il est important de faire parvenir votre demande de commandite au minimum 8 semaines avant le début du projet ou la tenue de l’événement.
Demandes non admissibles
Les demandes suivantes ne peuvent recevoir de commandite :
- Demande visant à payer les coûts de fonctionnement d’une organisation;
- Demande provenant :
o D’une organisation syndicale;
o D’un ordre professionnel;
o D’une institution publique ou parapublique;
o D’un organisme à but lucratif.
- Projet ou organisation associés à une cause religieuse ou politique;
- Projet qui permettrait à un employé ou à un élu de réaliser un gain personnel;
- Activité ou projet qui reçoit déjà, pour le même projet, un appui financier de la Ville dans le cadre du soutien aux fêtes, festivals et événements ou de tout autre programme d’aide municipal;
- Demande incomplète, remise autrement que par le formulaire conçu à cet effet ou reçue en dehors des délais recommandés.
Procédure de demande
Pour soumettre une demande de commandite, il suffit de remplir le formulaire de demande officiel en ligne, en prenant soin d’y joindre les documents requis.
Document requis
- Plan de visibilité. Un plan de visibilité clair et détaillé doit accompagner la demande.
Ce plan doit obligatoirement inclure les éléments suivants :
- Les activités de communication prévues;
- L’espace réservé à la Ville de Joliette pour les différentes initiatives de communication;
- Les canaux de communication privilégiés.
Visuels finaux du projet ou de l’événement
Les visuels du projet qui incluent l’image de la Ville de Joliette (logo) doivent respecter les normes d’affichage en vigueur, et doivent obligatoirement être approuvés avant votre projet/événement par le service des Communications, affaires publiques et relations avec les citoyens.
Toute demande de commandite doit être transmise au service des Communications de la Ville de Joliette via le formulaire suivant :
Mandat ou gestion déléguée
La Ville de Joliette se réserve le droit d’octroyer un mandat ou une gestion déléguée de services offerts à la population à un organisme tiers, et ce, nonobstant la Politique d’admissibilité des organismes au soutien municipal.
Le soutien financier associé à un mandat ou à une gestion déléguée possède son propre budget attitré et n’affecte pas les montants réservés aux programmes de soutien du présent cadre.
Programme de soutien à l'élite sportive
Désireuse de promouvoir l’excellence et d’encourager les athlètes de chez elle, la Ville de Joliette peut consentir une aide financière de 1 000 $ à un athlète de niveau national et de 1 500 $ à un athlète de niveau international, au maximum.
Admissibilité
- Toute discipline de sports reconnues par une fédération ou une association provinciale ou nationale;
- L’athlète ne peut excéder un total de trois demandes reconnues par le programme.
Représentation municipale
Ce volet vise à permettre aux élus municipaux de participer aux différentes activités offertes sur le territoire de Joliette.
Ce programme est discrétionnaire et les demandes sont traitées directement par les membres du conseil municipal, jusqu’à épuisement des fonds.
Pour transmettre une demande ou une invitation aux membres du conseil municipal, il suffit de transmettre votre demande à l’adresse courriel suivante : mairie@ville.joliette.qc.ca.
Financement au fonctionnement
La Ville de Joliette se réserve le droit d’octroyer une aide financière au fonctionnement à un organisme à but non lucratif qui détient une expertise unique et qui contribue à la qualité de vie de la population. Les demandes d’aide financière sont analysées au cas par cas par le conseil municipal.
Un protocole d’entente appuie tout financement au fonctionnement et prévoit des contreparties au bénéfice des citoyens, le cas échéant.
Les demandes de financement au fonctionnement sont analysées par le conseil municipal dans le cadre de l’exercice budgétaire. Les demandes doivent ainsi être acheminées avant le dernier vendredi du mois d’août, pour l’année suivante.